Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal

S.C. TOP ASIGURARI ONLINE S.R.L. (“Societatea” sau “Operatorul”), înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J20/656/2022, CUI 45483371, cu sediul social în Str. Brașov 22, București, vă informează prin prezenta despre modalitatea în care efectuează prelucrarea datelor personale și despre drepturile pe care le au persoanele vizate în conformitate cu REGULAMENTUL (UE) 2016/679 (GDPR).

Societatea activează în calitate de Asistent în Brokeraj, mandatat de Brokerul Principal: SAFETY BROKER DE ASIGURARE REASIGURARE S.A. (Operator Asociat).

Responsabilul cu Protecția Datelor poate fi contactat la adresa: contact@topasigurari.ro

1. Ce înseamnă "date cu caracter personal"?

Datele cu caracter personal înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă (ex: Nume, CNP, Nr. Telefon, Nr. Înmatriculare Auto, Serie Șasiu, etc.).

2. Scopul și baza legală a prelucrărilor

S.C. TOP ASIGURARI ONLINE S.R.L. prelucrează datele dumneavoastră personale în conformitate cu prevederile GDPR și ale legislației specifice asigurărilor. Colectăm datele dumneavoastră pentru:

a) Furnizarea de servicii de intermediere în asigurări (Executarea Contractului): Deoarece Societatea nu utilizează un calculator automat, prelucrarea datelor se face manual de către operatorii noștri. Avem nevoie de datele dumneavoastră pentru:

Preluarea solicitării de ofertă (prin WhatsApp/Email/Formular).
Introducerea manuală a datelor în platformele tehnologice ale asigurătorilor și ale Brokerului Principal (Safety Broker) pentru generarea cotelor de primă.
Emiterea poliței de asigurare și transmiterea acesteia către dumneavoastră.

b) Îndeplinirea obligațiilor legale:

Verificarea identității clientului (KYC) conform legilor privind prevenirea spălării banilor.
Raportarea către autoritățile competente (ex: AIDA, BAAR) conform normelor ASF.
Arhivarea documentelor financiar-contabile (facturi, polițe).

c) Gestionarea relației cu clienții prin canale specifice (Consimțământ):

Utilizăm aplicația WhatsApp ca principal canal de comunicare rapidă. Prin trimiterea documentelor pe acest canal, vă exprimați acordul explicit pentru prelucrarea datelor în acest mod.

3. Tipuri de date cu caracter personal pe care le prelucrăm

Politica noastră este de a colecta numai datele strict necesare emiterii ofertei și poliței. În funcție de produsul solicitat (RCA, CASCO, Locuință, Travel), prelucrăm:

Date de identificare: Nume, prenume, CNP, seria și numărul actului de identitate, adresa de domiciliu/reședință, telefon, email.
Date privind bunurile asigurate: Copie talon (certificat de înmatriculare), cartea de identitate a vehiculului (CIV), acte de proprietate imobil, serie șasiu (VIN), nr. înmatriculare.
Date financiare: Informații necesare facturării sau procesării plăților online.
Categorii speciale de date (Doar pentru Asigurări Medicale/Travel): Informații sumare privind starea de sănătate, strict necesare evaluării riscului de către Asigurător (ex: afecțiuni preexistente).

4. Sursa datelor cu caracter personal

Colectăm datele direct de la dumneavoastră prin transmiterea copiilor documentelor pe WhatsApp sau Email.

Notă importantă: În situația în care acționați ca reprezentant al altei persoane (ex: soț/soție, proprietarul mașinii), aveți obligația de a informa persoana respectivă cu privire la această Politică și de a obține acordul acesteia înainte de a ne trimite documentele.

5. Categorii de destinatari ai datelor

Pentru a putea emite polița, datele dumneavoastră sunt transmise obligatoriu către:

Brokerul Principal: Safety Broker de Asigurare Reasigurare S.A. (în sistemele căruia sunt operate ofertele).
Societățile de Asigurare: (Ex: Allianz, Groupama, Generali, etc.) – pentru calculul primei și asumarea riscului.
Platforme Tehnologice: Furnizorii de software de brokeraj (ex: Insuretech / 24Broker) utilizați pentru procesarea ofertelor.
Autorități publice: BAAR (Biroul Asigurătorilor Auto), ANAF, ONPCSB – doar dacă există o obligație legală.

6. Transferul datelor către o țară terță

Datele dumneavoastră sunt prelucrate pe teritoriul Uniunii Europene. Platforma WhatsApp (deținută de Meta Inc.) poate stoca date pe servere din SUA, transferul fiind acoperit de clauze contractuale standard și cadrul de confidențialitate datelor UE-SUA. Prin utilizarea WhatsApp pentru transmiterea documentelor, acceptați acest mod de comunicare.

7. Perioada de stocare a datelor

Păstrăm datele doar atât cât este necesar:

Pentru polițele emise: 10 ani de la data încheierii exercițiului financiar, conform obligațiilor legale de arhivare și normelor ASF.
Pentru oferte nefinalizate (nu ați cumpărat): Datele colectate pe WhatsApp/Email vor fi șterse/anonimizate în termen de 60-90 de zile de la ofertare, dacă nu există un alt temei pentru păstrare.

8. Drepturile dumneavoastră

Conform GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

Dreptul de acces: Puteți cere o copie a datelor pe care le deținem.
Dreptul la rectificare: Puteți cere corectarea datelor greșite.
Dreptul la ștergere (“Dreptul de a fi uitat”): Puteți solicita ștergerea datelor, cu excepția cazului în care legea ne obligă să le păstrăm (ex: polițe RCA emise).
Dreptul la restricționare și opoziție.
Dreptul la portabilitate.

Pentru exercitarea acestor drepturi, vă rugăm să trimiteți o cerere scrisă la contact@topasigurari.ro. De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro).

9. Securitatea datelor

Deși nu utilizăm sisteme automatizate complexe de tip enterprise, S.C. TOP ASIGURARI ONLINE S.R.L. aplică măsuri riguroase de securitate la nivel de stație de lucru și dispozitiv mobil:

Utilizarea dispozitivelor securizate cu parole complexe și autentificare biometrică.
Acces restricționat la platformele de emitere.
Utilizarea conexiunilor securizate (HTTPS) și a soluțiilor antivirus.
Instruirea personalului privind confidențialitatea datelor clienților.